三宮で忘年会・納会に使える貸し会議室の選び方と準備のポイント

年末が近づくと、社内の忘年会や納会、サークルや習い事の仲間との集まりを考える方も多いと思います。お店を予約するのが一般的ですが、最近は貸し会議室を借りて、料理や飲み物を持ち込んで開く方法も選ばれています。

この記事では、貸し会議室で年末の集まりを開くときに、会場選びと準備で確かめておきたいポイントをまとめました。

お店ではなく貸し会議室を選ぶ理由

貸し会議室の良いところは、部屋をまるごと貸切にできることです。ほかのお客さんを気にせずに話せるので、1年の振り返りや表彰、あいさつなど、少し改まった時間をはさみやすくなります。

• プロジェクターやモニターで、1年の写真や動画を映せる
• 料理や飲み物を自分たちで選べるので、予算を調整しやすい
• コース料理の時間に合わせなくてよく、進行を自分たちで決められる

一方で、料理の手配や片付けは自分たちで行うことになります。どちらが合うかは、参加人数と、集まりの目的で考えるのがおすすめです。

人数は「座って食べるか、立って話すか」で決まる

同じ部屋でも、全員が座って食事をするか、立食で歩き回るかで、入れる人数は変わります。

• 着席で食事：テーブルを島のように並べ、1卓を4〜6人で囲む形。料理を置く場所も必要なので、会議のときより少なめに見積もるのが安心です
• 立食：テーブルを壁ぎわに寄せて料理を並べる形。人数を入れやすく、参加者同士が自由に話せます

会場の「最大人数」は、多くの場合、会議やセミナーの形で数えた人数です。食事をする場合は、料理や飲み物を置くテーブルを何台使うかまで考えて、少し余裕のある部屋を選ぶと動きやすくなります。

飲食の持ち込みとゴミの扱いを先に確認する

貸し会議室では、飲食そのものができない部屋や、飲み物だけなら可という部屋もあります。予約の前に、次の点を確かめておきましょう。

• 料理やケータリング、デリバリーの持ち込みができるか
• お酒を出す予定があるなら、その可否
• ゴミは置いて帰れるか、持ち帰りか

ゴミが持ち帰りの会場では、大きめのゴミ袋を多めに用意し、缶・びん・燃えるゴミを分けられるようにしておくと、終わったあとの片付けがぐっと楽になります。紙皿や紙コップ、ウェットティッシュ、テーブルを拭く布巾もあると安心です。

時間は「準備」と「片付け」を含めて押さえる

会場を借りる時間は、乾杯から締めのあいさつまでだけでは足りません。目安として、次のように考えておくと慌てずにすみます。

1. 準備：30分ほど。机の並べ替え、料理の受け取り、映像の接続確認
2. 本番：2時間前後。乾杯、歓談、振り返りや表彰など
3. 片付け：30分ほど。机を元の配置に戻し、ゴミをまとめる

デリバリーを頼む場合は、届く時間を開始の少し前に指定し、受け取る担当を決めておきましょう。幹事が1人で抱えず、準備・受付・片付けを数人で分けておくのがおすすめです。

年末の予約は早めに、ただし直前に空くこともある

12月の金曜夜や、仕事納めの前後は、会場の予約が集まりやすい時期です。日程が決まっていれば、早めに押さえておくと安心です。

一方で、貸し会議室は直前まで予約を受け付けていることも多く、直前の予約で料金が下がる会場もあります。「日程がなかなか決まらない」という場合も、あきらめずに空き状況を問い合わせてみる価値はあります。

当日の段取りと、参加者への案内

オフィスビルの会議室は、夜や土日に入口が変わることがあります。参加者への案内には、集合時間・会場までの道順・入館方法・終了時間をまとめて書いておくと、当日の問い合わせが減ります。

映像を映すなら、パソコンと会場の機材をつなぐケーブルの種類も事前に確認しておきましょう。乾杯の直前に「映らない」とならないよう、準備の時間に一度試しておくと安心です。

WAKÉ 貸し会議室 三宮の場合

参考までに、私たちが運営している三宮の会議室の場合をまとめます。

テーブルの配置は自由に変えられ、使い終わったら元の配置に戻していただくだけです。空き状況の確認やご相談は、LINEで承っています。